Eko-biznes jest trendy

Aż 80 proc. firm organizując przetarg na urządzenia biurowe uwzględnia w specyfikacji zamówienia aspekt ekologiczny jako jedno z kryteriów oceny dostawców. To znak, że przedsiębiorcy rozumieją, że być eko oznacza nie tylko chronić środowisko, ale budować wizerunek i przede wszystkim oszczędzać realne pieniądze. Firmy tną wydatki już nie tylko dzięki energooszczędnym żarówkom czy mniej energochłonnej klimatyzacji, ale również dzięki mniejszym zakupom papieru i bardziej oszczędnym urządzeniom biurowym.

Według badań przeprowadzonych przez Ipsos na 5676 pracownikach firm w trzynastu krajach Europy niemal wszyscy są zaniepokojeni negatywnym wpływem marnotrawstwa papieru na finanse firmy i środowisko naturalne.

– Najczęściej niegospodarne zużycie papieru wiąże się albo z nieuwagą pracowników, albo z niewłaściwym wykorzystywaniem urządzeń – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. software w Konica Minolta Business Solutions Polska. – Bardzo często jest tak, że chcąc wydrukować jedną stronę dokumentu, w pośpiechu nie selekcjonujemy stron. Inną dość powszechną praktyką jest drukowanie na urządzeniach firmowych prywatnych dokumentów – podręczników językowych, książek czy materiałów na kursy dla dzieci. Jednym ze sposobów ograniczenia drukowania jest odpowiednie oprogramowanie na firmowych drukarkach. Przykładem pakietu do kompleksowej administracji kosztami i ilością wydruków jest PageScope Enterprise Suite, zwany popularnie PSESem. Instalowany na urządzeniach Konica Minolta pozwala nie tylko na kontrolowanie przez administratora liczby wydruków konkretnego pracownika, ale również na ograniczanie uprawnień konkretnym osobom co do ilości czy koloru drukowanych dokumentów. Oprogramowanie umożliwia też zablokowanie procesu drukowania do czasu aktywacji poprzez wpisanie hasła lub „odbicie kartą” na urządzeniu. Takie rozwiązanie eliminuje niepotrzebne wydruki, ponieważ pracownik po autoryzacji widzi wszystkie pliki czekające w kolejce na druk i może usunąć te niepotrzebne – dodaje Mateusz Macierzyński.

Według tego samego badania Ipsos – o marnotrawstwo papieru obwiniamy częściej kolegów niż siebie, upatrując w nich źródła braku oszczędności i bezmyślności w eksploatacji maszyn. Według badanych ograniczenie obiegu dokumentów drukowanych w firmach nie zmniejsza wcale efektywności firmy i produktywności pracowników – aż 62 % z nich stwierdziło, że ograniczenie drukowania o 30 % nie wpłynie na jakość ich pracy. Dlaczego jednak ciągle te zasady nie są realizowane? – Bo mamy za niską świadomość odnośnie możliwości elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentów albo nie mamy odpowiedniego sprzętu, który to zapewnia – kontynuuje Mateusz Macierzyński. – Jednym z takich rozwiązań jest urządzenie wielofunkcyjne bizhub R, które dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu do rozpoznawania znaków OCR jest w stanie przetworzyć dokument drukowany na otwarty plik programu Word, Excel lub pdf.

Z badań Ipsos wynika, że co druga firma wprowadziła ostatnio zmiany w sposobie drukowania… i co najciekawsze zwiększyły one efektywność pracy. Jako bardzo korzystne zmiany oceniło 22 % pracowników, a jako korzystniejsze, jeśli chodzi o efektywność aż 40%. Fakt, że firmy podchodzą wciąż jeszcze z nieufnością do zmian i oszczędności na procesach druku wynika z niskiej świadomości osób decyzyjnych oraz pracowników. Dlatego kluczową sprawą stojącą przed producentami takich rozwiązań jest edukacja i budowanie odpowiedniej polityki wizerunkowej wokół tych problemów. Aż 54 % badanych twierdzi bowiem, że druk i jego koszt nie są kwestią ważną, a 33% nie ma uwag do obecnej polityki drukowania. Druga strona medalu to firmy, które już wdrożyły zmiany w procesach druku. Aż 64 % pracowników uważa je za korzystne dla efektywności ich pracy.

Jakie więc rady i eko-udoskonalenia mogą stosować sami pracownicy firm, w których nie wdrożono jeszcze odgórnych rozwiązań eko? – Zwracać większą uwagę na zasadność druku i jakość pracy – radzi Katarzyna Dmoch, kierownik produktu ds. drukarek w Konica Minolta Business Solutions Polska. – Należy pozbyć się nawyku drukowania wszelkich dokumentów – e-maili, prezentacji, umów. Nie należy też wyrzucać częściowo zadrukowanych kartek – można je przecież wykorzystać do druku na odwrocie. Nie drukujmy też całych dokumentów, jeśli potrzebujemy tylko kilku stron całości. I ważna sprawa – sprawdzajmy poprawność dokumentów i ich układ zanim niepotrzebnie wydrukujemy coś, co i tak trzeba będzie poprawić i wydrukować ponownie.

Również osoby decyzyjne mogą zadbać o ekologię w firmach. – Jedną z możliwości jest wymuszanie pracy urządzeń w trybie oszczędności energii – nawet do 60 % – tłumaczy Katarzyna Dmoch. – Inną jest ustawianie automatycznego timera z czasem włączania i samoczynnego wyłączenia w godzinach pracy biura. Kolejne opcje to skanowanie i przesyłanie dokumentów do wielu osób, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zamiast papierowego oraz elektroniczne przesyłanie faksów.

Na rynku pojawiła się ostatnio zaawansowana usługa, która za pomocą konsultingu z zewnątrz pomaga ciąć wydatki na druk. Jest to Optimized Print Services, która służy całościowemu przemodelowaniu procesu druku tak, by był on nie tylko bardziej funkcjonalny, ale i do 30 % tańszy w skali roku. Obejmuje ona kompleksowo wszystkie usługi począwszy od audytu dotychczasowych wydatków, poprzez konsulting i propozycje zmian oraz usprawnienia floty, skończywszy na wdrożeniu nowych rozwiązań i okresowych audytów kontrolujących koszty.

Do naszego życia masowo zaczęły wkraczać eko-żywność, eko-kosmetyki, eko-samochody z silnikami hybrydowymi i eko-torby na zakupy. Czas by również firmy zaczęły żyć w zgodzie ze środowiskiem, zaoszczędzając przy tym dość znacznie w skali każdego miesiąca. Tym bardziej, że jak pokazuje praktyka firm, które przecierały szlaki – to wcale nie wymaga wyrzeczeń… no chyba, że w postaci energochłonnego sprzętu biurowego.

Źródło: ekoinfo.pl